Особливості апостилювання офіційних документів в Україні з метою підтвердження їх подальшої чинності
Що таке Апостиль та яке його значення?
Апостиль — це спеціальний штамп, який ставиться на офіційних документах і підтверджує їхню дійсність для використання за кордоном. Цей процес легалізує документ, надаючи йому юридичну силу в іншій країні, що є учасником Гаазької конвенції. Апостиль є швидким і зручним методом підтвердження дійсності документа, що спрощує його використання в міжнародних правових процесах.
Як поставити апостиль на свідоцтво про шлюб або розлучення?
Коли особи укладають шлюб чи розривають його, вони отримують офіційні документи від органів реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС), що підтверджують факт реєстрації чи розірвання шлюбу. Такі свідоцтва є дійсними в Україні, але для їх використання за межами країни необхідно пройти процедуру легалізації. Один з основних способів легалізації документів — це апостилювання.
Апостиль потрібен для підтвердження дійсності документа в країнах, що є учасниками Гаазької конвенції. Якщо країна не є учасником цієї конвенції, то необхідно здійснити консульську легалізацію документа.
Різниця між апостилем і консульською легалізацією
Апостиль ставиться на документ у країнах, які приєдналися до Гаазької конвенції, і є визнаним в усіх країнах, що підписали цю угоду (наприклад, країни Європейського Союзу, США).
Консульська легалізація необхідна для країн, які не є учасниками Гаазької конвенції, як, наприклад, Канада.
Україна приєдналася до Гаазької конвенції 10 січня 2002 року, і з 22 грудня 2003 року українці мають змогу легалізувати свої документи через апостиль, що значно спрощує процес легалізації документів для використання за кордоном.
Що потрібно знати про процедуру апостилювання?
Для того щоб апостилювати документ, необхідно врахувати кілька важливих аспектів. По-перше, документ обов’язково має бути оригіналом або нотаріально завіреною копією. Крім того, документи, що подаються на апостилювання, не повинні містити корекцій, закреслених слів, виправлень або інших недоліків, оскільки це може призвести до відмови в апостилюванні.
Це допомагає чітко визначити умови для того, щоб документ був прийнятий для апостилювання.
На які документи ставиться апостиль?
Апостиль ставиться на такі документи:
Свідоцтва, що видаються органами реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС), такі як:
- свідоцтво про народження,
- свідоцтво про смерть,
- свідоцтво про шлюб,
- свідоцтво про розірвання шлюбу,
- свідоцтво про усиновлення дитини,
- свідоцтво про зміну імені
- тощо.
Офіційні документи, оформлені державними та приватними нотаріусами.
Документи про освіту (дипломи, атестати, сертифікати).
Юридичні документи, пов’язані з діяльністю компаній та організацій, такі як:
- установчі документи,
- статути,
- договори.
Увага! Документи, що були видані на офіційних бланках, які наразі не відповідають сучасним вимогам, необхідно замінити на дублікати, оформлені на актуальних бланках. Апостиль можна поставити тільки на дублікати документів, оформлені згідно з чинними вимогами.
Наприклад, якщо свідоцтво було видане до 2016 року, а на нього не поставлений апостиль, оскільки такий документ відсутній у базі Міністерства юстиції України, то потрібно отримати дублікат цього документа.
Порядок легалізації офіційних документів
Починаючи з 1 січня 2023 року, в Україні змінено порядок легалізації офіційних документів. Тут варто зазначити, що в Україні з 1 січня 2023 року набув чинності пункт1 Постанови КМУ від 27.05.2022 №631 «Про внесення змін до пункту 1 постанови КМУ від 18.01.2003 р. №61 (Про надання повноважень на проставлення апостиля)». Про надання повноважень на проста… | від 18.01.2003 № 61 (rada.gov.ua)
Тут варто звернути увагу на те, що певну частину офіційних документів, що раніше засвідчувалося МЗС, починаючи з 1 січня 2023 року засвідчуватимуть МВС, ДМС та ДПС. Про надання повноважень на проста… | від 18.01.2003 № 61 (rada.gov.ua)
Які документи засвідчує Міністерство внутрішніх справ (МВС)?
Міністерство внутрішніх справ апостилізує документи, видані ним та його територіальними органами, за винятком документів у сфері освіти та науки.
Які документи засвідчує Державна міграційна служба (ДМС)?
ДМС проставляє апостиль на офіційних документах, що видаються ДМС, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів.
Які документи засвідчує Державна податкова служба (ДПС)?
ДПС проставляє апостиль на документах , що видаються самою ДПС та її органами.
УВАГА! На перелічених вище типах офіційних документів МЗС апостиль більше не проставлятиме й повертатиме без розгляду документи, повноваження на засвідчення апостилем яких належать іншому органу.
Які документи засвідчує Міністерство закордонних справ (МЗС) ?
Міністерство закордонних справ – на всіх інших видах документів.
Які документи засвідчує Міністерство освіти та науки?
Міністерство освіти та науки апостилізує офіційні документи, видані ним, територіальними органами, освітніми закладами, підприємствами, установами та організаціями, що надають освітні послуги або займаються науковою діяльністю.
Які документи засвідчує Міністерство юстиції?
Міністерство юстиції апостилізує документи, видані органами юстиції, судами, державними архівами, органами виконання покарань та пробації; а також на документах, що оформляються нотаріусами України.
Також Міністерство юстиції на своїй офіційній сторінці розмістило інформацію про суттєві зміни щодо впорядкування відносин з проставлення апостиля. Щодо проставлення апостиля на документах (minjust.gov.ua)
Починаючи з 23.03.2023 ні оригінали, ні нотаріальні копії документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР не можуть бути прийняті для проставлення апостиля на території України.
Проте апостиль може бути проставлено на копії (фотокопії) цих документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану, або на засвідчених в установленому порядку на території України копії (фотокопії) таких документів з перекладом за умови обов’язкової попередньої легалізації оригіналу цих документів.
Тобто, якщо у вас свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть тощо) видано органами України у радянські часи, тоді ви можете проставити на цьому документі апостиль виключно після того як отримаєте свідоцтво повторно у будь-якому відділі державної реєстрації актів цивільного стану на підконтрольній території України.
Якщо ж ваше свідоцтво видано органами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім УРСР, то у такому випадку проставлення апостиля здійснюється уповноваженими органами цих держав.
Чи можна отримати апостиль на офіційних документах в посольствах або консульствах за кордоном?
Ні, не можна. Апостиль на документах, що були видані вищезгаданими органами може бути проставлено виключно на території України.
Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав визначено в Наказі Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5
Про затверджен… | від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5 (rada.gov.ua)
Скільки часу потрібно для отримання апостиля?
Час, необхідний для проставлення апостиля, визначається компетентним органом. Зазвичай, процес займає близько 2 робочих днів. Однак, якщо потрібно перевірити підпис, відбиток печатки або штампа, або здійснити додаткову перевірку документів про державну реєстрацію актів цивільного стану (наприклад, у випадку відсутності даних у реєстрі або сумнівів щодо їх достовірності), термін може збільшитись до 20 робочих днів.
Яка форма апостиля на документі?
Апостиль має розмір 10×10 см і містить текст, оформлений відповідно до встановленої форми. Він ставиться на вільному місці документа, на його зворотному боці або на окремому аркуші. Усі пункти апостиля, а також додаткова інформація, заповнюються українською мовою або, за рішенням компетентного органу, двома мовами одночасно. Виправлення або зміни в тексті апостиля не дозволяються. За рішенням компетентного органу під апостилем може бути розміщена додаткова інформація, включаючи QR-код для перевірки дійсності апостиля через електронний реєстр. У разі внесення запису про апостиль до електронного реєстру, підтвердження про це міститься в написі «Внесено до Електронного реєстру апостилів: (адреса Інтернет-ресурсу)». Доступ до відомостей про апостиль можна отримати безкоштовно через вебсайт Реєстру за посиланням: https://apostille.minjust.gov.ua/.
Документи, що необхідно надати для отримання послуги апостилювання
- Заява про проставлення апостиля
- Документ про оплату послуги з проставлення апостиля (або документ, що підтверджує право на звільнення від оплати, чи його засвідчена в установленому порядку копія)
- Документ, що посвідчує особу громадянина України / національний паспорт іноземця / документ, що посвідчує особу іноземця
- Оригінал документа, на якому необхідно проставити апостиль
Вартість надання послуги
Адміністративний збір
Для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян; юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян
Підстави для відмови у наданні послуги
- Документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції.
- До повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі
- Текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження
- Документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку
- Документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов’язкових реквізитів, який повинен містити такий документ.
- У документі є незастережені виправлення або дописки.
- Компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.
- Не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля
Ваш адвокат /UA/ у Німеччині, Жанна Пустовіт
Якщо у вас виникли питання або вам потрібна допомога проставлення апостилю в Україні, заповніть форму нижче.
Записатися на консультацію можна шляхом заповнення форми нижче
Інші публікації блогу
Документи для реєстрації шлюбу в Німеччині
В яких випадках паспорт громадянина України вважається недійсним?
Що робити, якщо вкрали або втратили паспорта в Німеччині?