Як витребувати документи з України, перебуваючи в Німеччині

Витребування документів з України до Німеччини: дублікати, архівні довідки та апостиль

Під час проживання в Німеччині українці нерідко стикаються з необхідністю надати українські документи до німецьких державних органів, судів, університетів, банків або роботодавців. Найчастіше йдеться про свідоцтва органів РАЦС, документи про освіту, судові рішення, довідки про сімейний стан або інші документи, які були втрачені чи залишилися в Україні.

У таких випадках виникає необхідність витребування документів з України, отримання їх дублікатів, архівних копій або подальшого апостилювання для використання за кордоном.

Як український адвокат у Німеччині, я регулярно супроводжую клієнтів у питаннях отримання документів з України, оформлення довіреностей, витребування архівних документів та організації апостилювання документів для подальшого використання в Німеччині.

Що таке витребування документів?

Витребування документів — це передбачена законодавством процедура отримання офіційних документів або їх дублікатів від державних органів, установ, архівів та інших організацій України.

Підставою для витребування може бути:

втрата оригіналу документа;
пошкодження документа;
необхідність отримання нового примірника документа;
необхідність використання документа за кордоном;
отримання архівної інформації про події або факти, що мають юридичне значення.

Які документи найчастіше витребують українці в Німеччині?

Категорія документів	Приклади
Документи РАЦС	Свідоцтво про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть, зміну імені
Архівні документи	Архівні витяги, довідки, документи часів СРСР
Документи про освіту	Атестати, дипломи, додатки до дипломів
Судові документи	Рішення судів, ухвали, виконавчі документи
Медичні документи	Виписки, довідки, медичні висновки
Документи щодо нерухомості	Правовстановлюючі документи, архівні копії, технічна документація

У яких органах України можна отримати дублікати документів?

Залежно від виду документа запити можуть направлятися до різних установ:

відділів державної реєстрації актів цивільного стану (РАЦС);
Державного архіву України та регіональних архівів;
судів України;
закладів освіти;
медичних установ;
органів місцевого самоврядування;
державних реєстраторів та інших компетентних органів.

Чи можна отримати документи без особистого приїзду в Україну?

Так. У багатьох випадках особиста присутність заявника в Україні не є обов’язковою.

Отримання документів може здійснюватися:

через уповноваженого представника за довіреністю;
через адвоката;
через консульські установи України;
шляхом направлення офіційних запитів до відповідних органів.

Для громадян України, які постійно проживають у Німеччині, це часто є найбільш практичним рішенням, оскільки дозволяє уникнути додаткових витрат на поїздку до України.

Апостилювання документів для використання в Німеччині

Отримання дубліката документа часто є лише першим етапом.

Для використання багатьох українських документів у Німеччині необхідно пройти процедуру міжнародного засвідчення документа шляхом проставлення апостиля відповідно до Гаазької конвенції від 5 жовтня 1961 року.

Залежно від виду документа апостиль проставляється:

Міністерством юстиції України;
Міністерством освіти і науки України;
Міністерством закордонних справ України.

Після отримання апостиля документ часто потребує офіційного перекладу німецькою мовою для подання до німецьких установ.

У яких ситуаціях найчастіше потрібні українські документи в Німеччині?

оформлення німецького громадянства;
укладення шлюбу в Німеччині;
визнання диплома або кваліфікації;
оформлення спадщини;
реєстрація народження дитини;
возз’єднання сім’ї;
судові справи в Німеччині;
оформлення пенсійних прав;
підтвердження сімейного стану.

Нормативна база

Питання витребування документів регулюються, зокрема:

Законом України «Про інформацію»;
Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану»;
Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»;
Інструкцією про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства;
Положенням про консульський збір України.

Офіційні джерела:

Юридична допомога у витребуванні документів з України

Якщо ви проживаєте в Німеччині та вам необхідно отримати дублікат українського документа, архівну довідку, рішення суду, документ про освіту або організувати апостилювання документів для використання в Німеччині, юридичний супровід дозволяє значно спростити процедуру та уникнути помилок.

Я надаю допомогу українцям у Німеччині з питань отримання документів в Україні, оформлення довіреностей, витребування архівних матеріалів, спадкових документів, документів РАЦС та організації апостилювання для подальшого використання за кордоном.

Для зв’язку заповніть будь-ласка формуляр нижче.

Додаткові послуги