Надіслати договір, заяву або повідомлення електронною поштою сьогодні здається цілком звичною справою. Але коли йдеться про юридично значущий документ, самого факту надсилання e-mail може бути недостатньо.
У німецькому праві форма документа має самостійне юридичне значення. Залежно від конкретної ситуації закон може вимагати текстову форму (Textform), письмову форму (Schriftform) або допускати електронну форму (elektronische Form).
Різниця принципова: звичайний e-mail в одному випадку може повністю відповідати вимогам закону, а в іншому — виявитися недостатнім.
Чому форма документа має значення?
Вимоги до форми юридичних дій регулюються насамперед §§ 125–127 Цивільного кодексу Німеччини (BGB).
Відповідно до § 125 BGB, якщо для правочину законом установлена певна форма і її не дотримано, такий правочин, як правило, є недійсним. Недотримання форми, встановленої самими сторонами, у разі сумніву також може спричинити недійсність.
Тому питання про те, чи можна просто надіслати документ електронною поштою, не можна вирішувати однаково для всіх договорів, заяв та повідомлень.
Спочатку необхідно встановити:
- чи передбачає закон спеціальну форму;
- яка саме форма вимагається;
- чи допускається її заміна електронною формою;
- чи немає спеціальної норми, яка виключає електронну форму;
- чи встановили сторони додаткові вимоги в договорі.
Textform: коли звичайного e-mail може бути достатньо
Найпростішим варіантом є текстова форма (Textform).
Відповідно до § 126b BGB для дотримання Textform власноручний підпис не потрібен.
Необхідно, щоб заява була читабельною, містила відомості про особу, від якої вона походить, і була зроблена на так званому довготривалому носії (dauerhafter Datenträger).
Такий носій повинен давати адресату можливість зберегти заяву протягом необхідного періоду та надалі відтворювати її зміст у незмінному вигляді.
Саме тому звичайний e-mail у багатьох випадках може відповідати вимогам Textform. Для цього не потрібно роздруковувати документ, підписувати його від руки, сканувати та надсилати назад.
У разі використання месенджерів ситуація може залежати від конкретного способу комунікації та можливості надійного зберігання і відтворення повідомлення. Тому сам факт надсилання повідомлення через WhatsApp або інший сервіс ще не означає автоматично, що всі вимоги конкретної норми виконані.
Schriftform: скан підпису та підписаний оригінал
Зовсім інші вимоги діють, коли закон передбачає письмову форму (Schriftform).
Відповідно до § 126 Abs. 1 BGB документ має бути власноручно підписаний особою, від якої походить волевиявлення, або містити нотаріально засвідчений Handzeichen.
Якщо йдеться про договір, § 126 Abs. 2 BGB встановлює додаткові вимоги до його підписання сторонами.
Саме тут на практиці часто виникає помилка.
Наявність підпису на відсканованому документі ще не означає дотримання gesetzliche Schriftform.
Звичайний e-mail, фотографія підписаного документа, PDF із вставленим зображенням підпису або скан власноручно підписаного листа самі по собі не замінюють передбачену законом Schriftform.
Це стосується і факсимільного надсилання. Bundesarbeitsgericht, зокрема, зазначав, що копія, передана факсом, відтворює лише зображення оригінального підпису і тому не відповідає вимогам § 126 Abs. 1 BGB, якщо закон вимагає саме Schriftform.
Особливо важливо це для односторонніх заяв, які повинні бути отримані іншою стороною у формі, встановленій законом.
Чи можна замінити паперовий документ електронним підписом?
Так, у певних випадках закон допускає таку можливість.
Відповідно до § 126 Abs. 3 BGB передбачена законом Schriftform може бути замінена електронною формою (elektronische Form), якщо із закону не випливає інше.
Однак тут існує важливе обмеження. Просто надрукувати своє ім’я під електронним листом недостатньо.
Не є такою заміною і вставлене у PDF зображення власноручного підпису.
Для дотримання електронної форми відповідно до § 126a BGB особа повинна зазначити своє ім’я та підписати електронний документ кваліфікованим електронним підписом (qualifizierte elektronische Signatur, QES).
Якщо йдеться про договір, сторони повинні відповідним чином електронно підписати рівнозначні документи.
Тут важливо розрізняти звичайний електронний підпис і кваліфікований електронний підпис. Відповідно до європейського Регламенту eIDAS, кваліфікований електронний підпис має юридичну силу, еквівалентну власноручному підпису.
При цьому простий або інший некваліфікований електронний підпис не є автоматично юридично беззмістовним: він може мати доказове значення. Однак для заміни gesetzliche Schriftform у порядку § 126a BGB потрібен саме кваліфікований електронний підпис.
Kündigung та Aufhebungsvertrag: виняток
Особливо наочно різниця між електронною та письмовою формою проявляється у трудовому праві.
Відповідно до § 623 BGB припинення трудового договору шляхом Kündigung або Aufhebungsvertrag вимагає Schriftform.
При цьому закон прямо встановлює: електронна форма виключена.
Це означає, що у позасудових відносинах звичайна Kündigung, надіслана виключно:
- електронною поштою;
- через WhatsApp;
- у вигляді фотографії документа;
- у вигляді скану підписаного листа;
- як звичайний електронний документ,
не відповідає вимогам § 623 у поєднанні з § 126 BGB.
Для звичайної письмової Kündigung власноручно підписаний документ також повинен надійти адресату у формі, передбаченій законом.
Bundesarbeitsgericht підкреслює, що Schriftform у цьому випадку виконує не лише доказову функцію. Вона дає можливість визначити особу, яка зробила заяву, та слугує додатковою гарантією правової визначеності.
Окремо слід враховувати спеціальні процесуальні норми. Зокрема, § 46h ArbGG передбачає особливу Formfiktion для певних волевиявлень, що містяться в електронних процесуальних документах і передаються через суд. Це спеціальна процесуальна ситуація і вона не означає, що звичайну позасудову Kündigung тепер можна надіслати працівнику простим e-mail.
А якщо Schriftform встановили самі сторони?
Необхідно відрізняти форму, передбачену законом, від форми, яку сторони самі погодили в договорі.
Для таких випадків діє § 127 BGB.
Якщо сторони домовилися про Schriftform і з їхньої домовленості не випливає намір встановити суворіші вимоги, для дотримання договірної письмової форми в певних випадках може бути достатньо телекомунікаційного надсилання (telekommunikative Übermittlung).
Саме тому положення договору «зміни повинні вчинятися у письмовій формі» не завжди означає те саме, що gesetzliche Schriftform відповідно до § 126 BGB.
Необхідно аналізувати конкретну умову договору, її зміст та обставини укладення угоди.
Особливе значення форми в AGB
Додаткові обмеження діють при використанні загальних умов договору (Allgemeine Geschäftsbedingungen, AGB).
§ 309 Nr. 13 BGB у передбачених цією нормою випадках забороняє встановлювати в AGB для заяв і повідомлень контрагента суворішу форму, ніж Textform, якщо не йдеться про спеціальний виняток, пов’язаний із договором, для якого законом передбачено нотаріальне посвідчення.
Тому бізнесу недостатньо просто прописати в AGB, що будь-яка заява клієнта є дійсною виключно після отримання підписаного паперового оригіналу.
Необхідно окремо перевірити, чи є така умова допустимою з погляду законодавства про AGB.
Форма документа та доказ його отримання
Ще одна поширена помилка — змішувати дотримання форми документа з доказом його отримання іншою стороною. Це два різні юридичні питання.
Навіть якщо e-mail повністю відповідає необхідній Textform, для певних заяв додатково може мати значення, коли і чи взагалі документ був отриманий адресатом (Zugang).
Відповідно до § 130 Abs. 1 BGB волевиявлення, яке має бути зроблене щодо відсутньої особи, набуває чинності з моменту його надходження адресату.
Тому у спірній ситуації необхідно окремо аналізувати:
1. Чи дотримано необхідної форми?
і
2. Чи можна довести своєчасне отримання заяви адресатом?
Сам факт наявності листа в папці «Надіслані» автоматично не вирішує друге питання.
Що необхідно перевірити перед надсиланням важливого документа?
Перед тим як надіслати заяву, повідомлення про розірвання договору, зміну договору або інший юридично значущий документ електронним способом, доцільно встановити:
- яка норма регулює конкретну заяву;
- чи вимагає вона Textform, Schriftform, elektronische Form або іншої форми;
- чи допускається заміна Schriftform електронною формою;
- чи потрібен кваліфікований електронний підпис;
- чи містить договір додаткові вимоги;
- чи не суперечать договірні вимоги правилам щодо AGB;
- яким чином надалі можна підтвердити отримання документа адресатом.
Висновки
E-mail і підписаний оригінал у німецькому праві — юридично не одне й те саме!
Але й правило «для будь-якого важливого документа потрібен паперовий оригінал» також є неправильним.
В одному випадку достатньо звичайного e-mail. В іншому закон вимагає власноручно підписаний документ. У третьому письмову форму можна замінити кваліфікованим електронним підписом. А іноді закон прямо забороняє таку заміну.
Тому перед тим як надсилати юридично значущий документ, необхідно визначити не лише що саме має бути заявлено, а й у якій формі це волевиявлення має бути зроблене.
Помилка у виборі форми може призвести до того, що документ не матиме очікуваного юридичного результату.
Нормативна база: §§ 125, 126, 126a, 126b, 127, 130, 309 Nr. 13, 623 BGB; § 46h ArbGG; Art. 25 eIDAS-Verordnung.
Маєте запитання з цивільного або договірного права в Німеччині?
Залишайте заявку:
© 2026 Жанна Пустовіт, Колегія адвокатів Кримханд. Усі права захищені.
Актуально станом на 11 вересня 2026 року.
Будь-яке копіювання, відтворення або використання тексту повністю чи частково без дозволу правовласника заборонено.